[email protected]

Переговоры. Переговоры – это заранее спланированная встреча двух или более сторон, в результате которой они приходят к определенному соглашению. Для удобства рассмотрения можно разбить переговоры на два этапа: подготовку и собственно переговоры. В свою очередь, подготовку к переговорам обычно разделяют на организационную и содержательную части.

Первая обеспечивает антураж; в нее входят определение места и времени встречи, а также составление списка делегатов, то есть тех, кто будет вести переговоры от имени той или иной организации. Интересным моментом является выбор формы стола переговоров. Т-образный стол выражает стремление руководителя к доминированию, квадратный создает атмосферу конфронтационную или состязательную, психологическая нагрузка прямоугольного стола – а он как раз чаще всего используется для переговоров – зависит от его ширины: чем шире он, тем больше дистанция между делегациями, тем легче отказываться от вносимых предложений. И, наконец, круглый стол способствует возникновению неформальных отношений, что важно при «мозговых штурмах», совместной работе над проблемами.

Во время осуществления содержательной части подготовки переговоров прорабатывают проблематику встречи, ее стратегию, вырабатывают варианты окончательных решений, готовят инструкции делегатам и собирают необходимые документы.

Во время подготовительных фаз применяются определенные правила этикета. Например, невозможно подготовить предложения и аргументы без тончайшего знания форм их составления. Но, конечно, непосредственно встреча сторон является областью, в которой незнание или несоблюдение норм может стать фатальным для успешного завершения переговоров.

Опоздание на переговоры, конечно, еще не означает их срыва – хотя возможен и такой исход – но имидж фирмы будет основательно подпорчен.

Порядок проведения переговоров обычно таков: первым представляется глава делегации, инициировавшей встречу, вслед за ним это делает глава прибывшей. Затем они представляют своих сотрудников. После следует их слово, выступления экспертов и делегатов. Вопросы обычно задаются по окончании выступлений.

Если это потребуется, то из членов делегаций формируются группы экспертов по тому или иному вопросу. Они обсуждают проблему отдельно и в конце переговоров докладывают полученные результаты на общем совете.

Итогом переговоров является подписание подготовленного во время них или заранее документа, устанавливающего новые правила взаимодействия договаривавшихся сторон.

Деловые встречи. Порядок проведения деловых встреч, конечно, зависит от специфики взаимодействующих организаций, но в деловом мире установились довольно четкие нормы протоколов. Соблюдая их, можно быть уверенным, что критических промашек допущено не будет.

Чрезвычайно важно правильно выбрать время для встречи. Многие фирмы не желают проводить значимые переговоры под конец финансового года, поскольку в этот период сотрудники чрезвычайно заняты, а руководство ждет результатов анализа финансовых отчетов для коррекции стратегии управления. Что касается оптимального для встречи времени суток, то начинать лучше в первой половине дня: во время обеда возникнет неформальная обстановка, которая обычно способствует лучшему взаимопониманию.

Встреча может быть первой, в таком случае стороны начинают ее с презентации своих компаний. Если же организации-партнеры уже хорошо знакомы друг с другом, то обычно сразу переходят к обсуждению насущных проблем, произошедших со времени последней встречи событий и тому подобного.

Основная цель деловых встреч – установление и поддержание партнерских отношений, поэтому крайне необходимо соблюдать все нормы этикета, проявлять высокую степень уважения. Недопустимы критические высказывания, особенно личного, не имеющего отношения к деловой сфере, характера.

Не стоит затягивать переговоры, превращая их в бесконечные и бесцельные дебаты. Краткость и внимание сторон к высказываемым другими мнениям и предложениям – краеугольный камень успешной и продуктивной совместной работы в будущем.

Типичные ошибки при проведении деловых встреч: недостаточная степень подготовки к переговорам и слабая согласованность действий внутри какой-либо делегации. Необходимо помнить, что практически невозможно составить грамотные и полные предложения или выдвинуть новую стратегию непосредственно во время переговоров. Поэтому до начала встречи нужно тщательно проработать максимальное количество версий развития событий и заготовить документы, относящиеся к каждому приемлемому варианту.

Совещание – прекрасный способ решить проблемы организации, выработать или скорректировать стратегии работы сотрудников и отделов, поставить перед коллективом новые задачи. Эффективность собрания зависит, в первую очередь, от тщательности его подготовки. До начала встречи необходимо иметь четкую повестку и уверенность в присутствии всех задействованных сотрудников.

Соблюдение норм этикета позволит создать рабочую, продуктивную обстановку. Во время совещания не принято прерываться на личные дела и разговоры по телефону. Нельзя решать собственные проблемы, не принимая участия в общем обсуждении. Если кто-то из сотрудников делает доклад, его ни в коем случае нельзя прерывать. Будет специальное время для вопросов и высказывания мнений. Естественно, следует воздержаться от грубых замечаний в адрес как присутствующих, так и отсутствующих сотрудников. Выяснение личных отношений на совещаниях также абсолютно неприемлемо.

Одним из грубейших нарушений, приводящих к резкому снижению эффективности совещаний, являются опоздания. Часто начало довольно значительно оттягивается из-за задержек отдельных сотрудников. Возникает вынужденный простой в работе. Необходимо помнить, что на совещании часто присутствуют работники, время которых «стоит» очень дорого. Затягивание – особенно если оно повторяется из раза в раз – приводит к значительным убыткам для фирмы.

Конференции. В мировом сообществе установилась практика созыва конференций. В мировом сообществе установилась практика созыва конференций – как национальных, так и международных – для обсуждения специалистами вопросов, относящихся ко всем сферам общественной деятельности: политической, деловой, научной и так далее. Естественно, что по причине масштабности этих видов встреч и удаленности участников друг от друга, необходимо тщательно соблюдать установившиеся общепринятые правила проведения подобных мероприятий.

После того, как появляется идея созвать конференцию, создается организационный комитет, который и занимается всеми вопросами подготовки. За приготовления необходимо браться за несколько месяцев до намеченной даты события. Состав участников и источники финансирования – вот важнейшие вопросы, с решения которых оргкомитет начинает свою работу. Также его задачей является подготовка материалов конференции, например, сборника тезисов. Приглашения участникам рассылаются за два – три месяца до начала конференции. Отвечать на них необходимо вне зависимости от того, будет ли ответ отрицательным или же положительным. В приглашении, помимо всего прочего, указывается размер членских взносов и требования к тезисам. Следует обязательно выполнить требования оргкомитета строго в срок. Программа конференции чаще всего включает не только заседания. Обычно в нее также входят посещения различных культурных мероприятий, достопримечательностей и учреждений, соответствующих тематике встречи. Участники должны увезти домой и новые знания в области их профессиональной деятельности, и хорошее рабочее настроение. Обязательно следует согласовать программу с гостями и строго придерживаться намеченных пунктов. Изменения и срывы будут рассматриваться, как недостаточная готовность оргкомитета выполнить взятые на себя обязательства.

В последние годы , когда число участников научных  конференций стало возрастать, во многих организациях, прежде всего в НИИ не «заставляют» выступать самих участников, авторов докладов. Конференция проходит в следующем режиме:

• Тезисы докладов публикуют заранее;
• Тезисы заранее изучает ученый секретарь секции;
• На конференции он зачитывает тему, реквизиты автора и  кратко сообщает основные идеи и выводы автора;
• Начинается дискуссия, в ходе которой автору задают вопросы и участники имеют возможность выступить.

Такой режим конференции резко сокращает время и позволяет всем участникам обсудить каждый доклад

Презентации.  Презентация – важный момент представления целевой аудитории какого-либо нового продукта, услуги, торговой марки или культурного события. Это слово происходит от английского «present», что и значит «представлять». Презентация может быть как началом крупномасштабной рекламной кампании – в этом случае она часто представляет собой театрализованное представление с огромным количеством задействованных лиц и приглашенных, так и демонстрацией чего-либо небольшой аудитории специалистов или серьезных покупателей – и тогда она более напоминает информационную деловую встречу.

Основная цель презентации – передать как можно большее количество информации о новом продукте заинтересованным и потенциально заинтересованным лицам, поэтому необходимо подготовить для распространения во время мероприятия достаточное количество различных рекламных материалов по предмету презентации.